Videó: EFEB - Irodai titkár tanfolyam 2024, Július
Sok lány álma, hogy karriert kezdjen titkár-referens tisztséggel. Ez egy teljesen normális és ésszerű vágy. Csak nem mindenki gondolkodik azon, amire szükség van ehhez (kivéve a vonzó megjelenést). De megéri. Végül is a referens nem csak egy „gyönyörű arc” a vezető mellett. Inkább „útmutató” minden kérdésben: mindent tudó és okos lány, aki megtalálja a kiutat minden helyzetből. Vessünk közelebbről.
Amit meg kell tudnod csinálni
Bármely szervezetben van a titkár-referens utasítása. Tartalmaz egy hivatalos feladatot (néha részletesen, néha nem nagyon). Ide tartoznak a készségek. Az a személy, aki szerencsés ilyen munkát kapni, képesnek kell lennie arra, hogy kommunikáljon az ügyfelekkel, tárgyaljon (személyesen és telefonon), válasszon és rendezzen anyagokat, összefoglalókat készítsen és így tovább. Vagyis egyértelmű, hogy ennek a személynek nagyon sok készséggel kell rendelkeznie. A specifika a vállalat irányításától függ. Tehát például jogi tanácsadónak kell megértnie a jogi bonyolultságokat. Előfordul, hogy ez a pozíció a szervezeti kérdések megoldásának képességéhez kapcsolódik. Más szavakkal: a referens a vezető „jobb keze”. Mindig a szárnyakban van, mindent tudnia kell a főnök munkájához.
Néhány „különleges” szakmai kérdés
Itt érdemes kissé tisztázni, hogy mi általában „a színfalak mögött rejtve”. Mivel a referens pontosan az a személy, aki a főnökkel leggyakrabban kommunikál, bizonyos diplomáciai képességekkel kell számolnia. Miért? Ez egyszerű: a vezetőnek (különösen egy nagy csapatnak) nincs ideje foglalkozni a kapcsolat minden árnyalattal. Általában dolgozó ember. Ha valaki születésnapja van, aki szülni fog, aki gyermeke van -, ez csak a munkás pillanatok során érdekli őt. Mindezek a "kis dolgok" a titkárnő vállára esnek. Kötelessége, hogy értesítse a főnököt, amikor az ünnep bejelenti a csapatban kialakult feszültséget (ha érdemes a figyelme). Így kiderül, hogy először maga az asszisztens-titkárnak kell kitalálnia, kiszűrnie a felesleget, majd „betöltenie” az igazgatót. Ez a munka nem könnyű! De ez az informális feladatok területétől származott.
Fő funkciók
Szinte minden irodai munka a kisvállalkozások titkárságának hányadára hárul. Nagy részében. Vagyis meg kell tanulnia leveleket írni, helyesen rendezni a fogadást és a küldést, a regisztrációt, a terjesztést (ha van ilyen) és így tovább. Nyilvánvaló, hogy az orosz nyelv tökéletes ismerete nélkül nem lehet. A hibalevelek a vállalat elrontott arca. Időnként megkövetelik, hogy idegen nyelvekkel rendelkező személy dolgozzon ebben a pozícióban. Ezenkívül a referens az a személy, aki összekapcsolja a társaság (vagy annak részlegei) alkalmazottait. Funkciói között szerepel az információáramlás helyes elosztása az egy nagy dologon dolgozó szerkezeti egységek között. A referens szakma meglehetősen bonyolult, mivel szem előtt kell tartania sok részletet és tényt. Mindez szükséges ahhoz, hogy a vezető kényelmesen érezzék magukat, és ne zavarják meg az apróságokat a fővonaltól.
Személyes tulajdonságok
Mivel a referens munkája a kommunikáción alapszik, egy kommunikációs, konfliktusmentes személyt választanak ki a pozícióra. Bármelyik vállalatnál ez egy „kulcsfontosságú” üzenet. Az a személy, aki elfoglalja, nagy befolyást gyakorol mind a vezetõre, mind a kollégákra. Ezért egyszerűen tisztességre van szükség. A titkársági asszisztensnek pontosan, okosan és kreatívan is kell lennie. Mindenkinek képesnek kell lennie arra, hogy elfogadható utat találjon minden helyzetből. Az értékelõ elsõsorban a munkáltató „arcára”, majd önmagára gondol. A felelősség szintje nemcsak magas, hanem globális is. Nem mindenki képes megbirkózni egy ilyen terheléssel. Ezért gondosan kell gondolkodnia, mielőtt ilyen álláshelyre jelentkezne. A munkahelyi titkárnőnek képesnek kell lennie arra, hogy az érdekeit háttérbe szorítsa. Az első - minden, ami a főnök működéséhez szükséges. Mellesleg, ezért leggyakrabban a lányok veszik ezt a helyet, mivel a nőkben a szomszéd gondozása a vérben van.
Bizalmas információ
Nyilvánvaló, hogy ilyen szoros kommunikációval sok olyan tény, amelyet nem szabad nyilvánosságra hozni, a referens számára ismertté válik. Ezek nemcsak a szakmai és üzleti titkok. A titkárnő, mint közeli barát, gyakran megbízható és személyes információval bír. Érdemes megemlíteni, hogy a referensnek képesnek kell lennie bizalmas információk tárolására. Ez az egyik fő szakmai készsége.
Milyen oktatásra van szükség
A fej megpróbál választani hivatkozót a tevékenység iránya alapján. Vagyis a kérelmezőnek a társaság munkájának megfelelő oklevéllel kell rendelkeznie. Ezen túlmenően gyakran jogi képzettséggel rendelkező embereket választanak erre a posztra. Ez kényelmes, ha gyakran kell üzleteket kötni, más dokumentumokat elkészíteni. A legegyszerűbb követelmények között: folyékonyság minden számítógépes programban (iroda), nyomtatási képesség (gyorsan és hozzáértően). Mivel a referens valójában tanácsadó, ismeretekkel kell rendelkeznie mind az interneten, mind az offline információ megtalálásában. A gyors reakcióval rendelkező okos embereket gyakrabban veszik ilyen helyzetbe, mint a „megfelelő” diploma tulajdonosai, akik nem tudják, hogyan kell gyorsan elsajátítani a helyzetet.
Munkavégzés helye
Ilyen titkár-referens álláspont szinte bármilyen irodában van. Gyakran csak így hívják, és az ember különféle funkciókat lát el. Minden a vállalat méretétől, feladataitól, az alkalmazottak számától függ. Egyes vállalkozásokban a titkár könyvelői feladatokat is ellát, másokban ügyvédet és így tovább. Ez nagyszerű kezdés a karriernövekedést kereső személy számára. Rövid ideig elsajátíthatja számos készséget, elsajátíthatja a különféle szakmákat, a legfontosabb dolog az, hogy megértsék a vállalat munkáját, mindent saját kezükkel tapintsanak meg. De nagyon gyorsan meg kell forognia. Mivel sok információt nagy sebességű üzemmódban kell feldolgozni. De ha minden rendben lesz, akkor a megszerzett ismeretek elegendőek ahhoz, hogy független felemelkedést indítsanak azokhoz a vonalakhoz, amelyeket magadnak definiálsz. De ez egyáltalán nem szükséges. Mivel a referens szakma, ha komolyan vesszük, önmagában érdekes. Nem engedi
szűk irányba fuss, folyamatosan elsajátítsa az összes új tudásmennyiséget, fejleszti.
Hogyan lehet interjút készíteni?
Ha úgy dönt, hogy meg fog birkózni egy ilyen felelősségteljes munkával, akkor nyújtsa be az önéletrajzát a rendelkezésre álló állásokról. Ellenőrizze a válaszok írástudását. Ne feledje, hogy a helyesírási hibák azonnal nullára csökkentik esélyeidet. A stílusnak is visszafogottnak kell lennie. Minden szavát gondosan mérlegelni és szándékosnak kell lennie. Akkor kezdődik a „próbák”. Időt kell szentelnie annak bizonyítására, hogy képes lesz a vezető méltó asszisztense. Minden vállalat saját módszereket dolgoz ki. Készüljön fel arra a tényre, hogy beszélnie kell különféle tisztviselőkkel, el kell készítenie több hivatalos dokumentumot, válaszolni kell néhány telefonhívásra. Azt is figyelembe kell vennie, hogy megjelenését szigorúan ellenőrzik. Vagyis „megvizsgálják” fej-talpig. Leggyakrabban be kell mutatnia az üzleti ruházat stílusát (smink, frizura). Nem kívánatos az erős aromák használata. Gondoljon minden apróra! Minden benneteknek diszkrétnek, de vonzónak kell lenniük. Tipp: maradjon szerény, de magabiztos. Legyen okos, de ne arrogáns. Akkor minden bizonnyal működni fog!
