A személyzet kiszervezése: leírás, szolgáltatások és előnyök

Az emberi erőforrásokkal való munka magasan képzett alkalmazottakat igényel. Még ha a vállalkozásban magas szintű szakembert is alkalmaznak, ugyanaz a rutin munka késik, és általában nincs elég idő a személyzet menedzsmentjére és a stratégiai kérdések megoldására. A probléma megoldása érdekében sok üzletemberek fordulnak az outsourcing cégek szolgáltatásaihoz.

A vállalati menedzsment nem kulcsfontosságú funkcióinak átruházásának folyamatát régóta átadták az outsourcing cégeket, ideértve a személyzet menedzsmentjét is.

Lehetséges funkciók, amelyeket harmadik felekre ruházhatnak át

A jobb észlelés érdekében az összes funkciót egy táblázatban kombináltuk, amelyet az alábbiakban mutatunk be:

Vállalati kultúra	- motivációs programok kidolgozása az alkalmazottak számára; - HR tervezés és jelentéstétel; - közös személyzetfejlesztési stratégia kidolgozása és végrehajtása.
HR tanácsadás	- munkavállalói képzés; - a személyzet értékelése; - toborzás, interjúk; - szemináriumok és képzések vezetése.
HR munkafolyamat	- felvételi hirdetmények feladása; - az elsődleges személyi dokumentáció feldolgozása, gyűjtése és formálása; - az archívum létrehozása és karbantartása.
Kifizetés kezelése	- bérszámfejtés; - Bónusz alap létrehozása és befizetése.

Az utolsó pont talán a legérdekesebb. Különösen akkor, ha az országunkban működő nyugati társaság áttér a személyzet kiszervezésére. A jelenlegi jogszabályok - beleértve a bérszámfejtést is - összetettsége gyakran megdöbbentő a külföldi vállalkozók és a vezetők számára, ezért éppen az ilyen vállalatok adják ezt a funkciót leginkább a külső szakembereknek. Ráadásul a javadalmazás kiszámítása nem vonatkozik a stratégiai fellépésre, de a HR és a könyvelők munkaidejük több mint 60% -át erre fordítják.

A harmadik fél szakembereivel való kapcsolatfelvétel fő okai

A közelmúltban a HR adminisztráció kiszervezése egyre népszerűbbé vált, és ennek több oka van:

• sok külföldi vállalat „lép be” piacunkra, amelyek nem képesek azonnal belemerülni jogszabályaink jellemzőibe;
• a társaság alapítói nem akarnak sok személyzetet felvenni, gondoskodni a speciális szoftverek vásárlásáról és frissítéséről, vagyis megtakarítani akarnak;
• a társaság tulajdonosai vágya a stratégiai és kiemelt feladatokra összpontosít, anélkül, hogy elvonja magától a személyzet kiválasztása és irányítása;
• a szolgáltatási egységek gyors növekedése az alaptevékenység alacsony növekedési üteméhez képest, vagyis valójában a költségek csökkenése az alacsonyabb személyi költségek miatt;
• fordított helyzet fordulhat elő, amikor a fő gyártás üteme sokkal gyorsabb, és a szervizszemélyzetnek nincs ideje mindent feldolgozni és ésszerűsíteni.
• a társaságnak sok olyan fiókja van, amelyek különböző helyszíneken vannak, szétszórtak az országban, de az összes adat a központi (központi) irodába áramlik;
• sürgõsen fel kell keresni képzett személyzetet, például egy új projekt elindításához;
• szakemberek hiánya a személyzet kiválasztása, bérszámfejtés területén.

A HR outsourcing előnyei

Először is, ha a társaságnak továbbra is van személyzeti menedzsment részlege, akkor alkalmazottai a fontos kérdések megoldására összpontosíthatnak, vagyis stratégiai terveket dolgozhatnak ki a személyzet keresése, fejlesztése, értékelése és előléptetése kapcsán.

A második előnye: ha egy alkalmazott beteg vagy még a személyzeti osztályon is távozik, akkor nem kell azonnal pótlást keresnie, a távollévő alkalmazottat mindig helyettesítheti egy harmadik szervezet alkalmazottja.

A személyzet kiszervezésével kapcsolatos felelősség nagy része az érintett társaságot terheli.

És a fő előnye a költségmegtakarítás.

Teljes és kombinált kiszervezés

A személyzet személyzeti kiszervezése általában az első szakaszban csak kombináltan történik, azaz a személyzeti osztály feladatai csak részben kerülnek átruházásra. Idővel, amikor a társaság és a kiszervező társaság között bizalmi kapcsolatok jönnek létre, a felek elégedettek a kapcsolatokkal, majd minden funkciót harmadik fél szervezetének ruháznak át.

Hogyan válasszuk ki a külső HR osztály vezetőjét?

Mielőtt döntene a személyzet kiszervezéséről, a vállalkozás tulajdonosának meg kell értenie magának, mit akar elérni végül. A válasz erre a kérdésre ad teljes képet arról, hogy milyen funkciókat kell kiosztani egy külső vállalat számára.

Ha nincs kívánság a személyzettel kapcsolatos stratégiai kérdések megoldásának kiszervezésére, akkor érdemes megkezdeni az együttműködést egy partnerrel a HR menedzsment kiszervezése szempontjából, majd átvinni a bérszámfejtés funkcióját. Ebben az esetben a cég szakemberei mentesülnek a rutin alól, és fontosabb kérdésekkel foglalkozhatnak, például egy motivációs program kidolgozásával, a személyzet értékelésével.

Ha a fő cél a motiváció, a képzés és a társaság iránti lojalitás fejlesztése és megvalósítása, akkor jobb, ha kapcsolatba lép egy tanácsadó céggel. A kezdet kezdetén a társaság értékelni fogja a személyzet helyzetét, majd szemináriumokat vagy tréningeket, csapatépítő és képzési rendezvényeket kínál.

Példák az életre

Kiváló példa a kompenzációs és ellátási rendszer kidolgozásának szükségessége. Egy ilyen program nem igényel állandó módosítást, csak egyszer fejleszti ki és szükség szerint módosítja. Valójában ez egy projektmunka, tehát érdemes olyan külső szervezetet vonzani, amelynek szakembereinek tapasztalata van ezen a területen. Ebben az esetben csak keresse meg a megfelelő társaságot, határozza meg a költségvetést és a határidőket. Ennek eredményeként a vállalat pénzt és időt takarít meg.

Gyakran vannak olyan esetek, amikor a személyzet kiszervezése csak egy személyzet kiválasztását jelenti. Ez az opció kétféle típusú:

1. A toborzást folyamatosan végzik;
2. Projektválasztás, vagyis magas szintű szakemberek vagy felső vezetők keresése vagy csábítása.

Mindkét lehetőség meglehetősen drága mind időben, mind pénzbefektetésnél. Az első esetben minden a személyzet kiszervezésének rendszerességétől függ. A második esetben a költségek a professzionalizmus és a szakma egyediségének közvetlen függőségét jelentik, tehát a probléma megoldásának jelentős költségei.

A kiszervezés veszélyei

Egyes esetekben a költségek indokolatlanul meghaladják az elfogadható normákat. És néha a külső szervezetek javaslatai meglepik alacsony költségeikkel. Ennek oka számos tényező lehet. Például a társaságnak nincs szakembere, a vállalkozó csak saját vállalkozást indít, és ezért dömpingelt. Más vállalatok éppen ellenkezőleg, miután úgy döntöttek, hogy nincsenek versenytársaik, nem érdekli, mi történik a környéken. Ezért nagyon fontos, hogy a vállalkozó nagyon óvatosan válasszon partnert, mert az üzleti folyamatok, bár nem a legstratégiaiabbak, a kegyelemre hagyják őket.

Egy másik probléma ebből adódik: a személyzeti menedzsment összes funkciójának átruházásával az üzlettulajdonos elveszíti az irányítást, és ha a kiszervező társaság rosszhiszeműen hajtja végre feladatait, meglehetősen nehéz lesz a rend helyreállítása. Amint a probléma tisztázódik, nagyon gyorsan új vállalkozást kell keresnie, amely ilyen szolgáltatást nyújt, vagy új alkalmazottakat kell felvennie a cégébe.

Ezért nagyon fontos, hogy gondosan és körültekintően megközelítse a szolgáltatót a HR adminisztráció és a személyzet irányítása során.

Ügyeljen arra, hogy rendelkezésre álljon a szakmai felelősségbiztosítás. Igaz, hogy jelenléte nem csodaszer, ezért feltétlenül tanulmányozza tovább a kiszervező társaság biztosítási kötelezettségeit, és határozza meg a biztosítási összeg összegét.

Hogyan alakul a szolgáltatások ára?

A kapcsolat választott formájától függően az ár is kialakul. Ez a szolgáltatások egy sorától függ, amely magában foglalhatja:

• személyi számvitel;
• bérszámfejtés kiszervezése;
• alkalmazottak kiválasztása;
• alkalmazkodás;
• pszichológiai tesztelés mind bérbeadásakor, mind pedig egy bizonyos munkavégzés után a vállalkozásban.

A konkrét összegeket illetően a szolgáltatások költsége általában jelentős eltéréseket mutat, és szerződéses alapon kerül meghatározásra. A konkrét számadatokat nehéz megnevezni, mivel mindez a vállalat árpolitikájától, a szükséges alkalmazottak specializációjától és képzettségétől, valamint az ideiglenes alkalmazási időtartamtól függ. Ezért csak átlagolt adatokat tudunk adni: ha a teljes munkaidős és szabadúszó alkalmazottak száma a szervezetben 16-50 alkalmazottra esik, akkor a szolgáltatások havi költsége 100 USD + 25 USD minden öt, tizenöt éven felüli embernél. De az összeg megint meglehetősen önkényes. Az összes adatot közvetlenül a kiszervező társaság képviselőjével tárgyalják.