Még egy kicsi létszámú személyzetnél is, csak a vállalat vezetőjével és alkalmazottaival együtt, egy felelős alkalmazottra van szükség, aki szervező erő lenne, aki képes irányítani és irányítani a munkafolyamatot - ez az ötlet meghatározza az irodavezető munkaköri leírását.
Egy ilyen álláspont megköveteli a kérelmezőtől, hogy meghatározott készségekkel és megfelelő oktatással, valamint az emberekkel való interakció képességével rendelkezzen. A követelmények e listája azonban nem korlátozódik a következőkre.
Munkaköri leírás
A jelölt már a pozíciók jelentkezésének szakaszában megismerkedhet egy olyan normatív aktussal, amely szabályozza jogait, kötelességeit és felelősségi körét egy társaságban. Egy ilyen dokumentumot munkaköri leírásnak hívnak. Öt fő részből áll:
- Általános rendelkezések Az összes szervezeti információt tartalmazzák: a vállalkozás nevét, beosztását és a szerkezeti egységet, amelyhez tartozik. Ezenkívül jelzi az alárendeltséget, a beosztás és az elbocsátás folyamatát, valamint az oktatási és képesítési követelményeket.
- Feladatait. Ez a szakasz felsorolja a munkavállaló felelősségeit, valamint azok végrehajtásának módját.
- A munkavállaló jogai, vagyis az összes kiegészítő jellemző, amelyek hozzájárulnak a feladatok hatékony végrehajtásához.
- Felelősség. E szakasznak megfelelően a vezetés dönt a munkaerő, az előléptetés vagy a bírság minőségének értékeléséről.
- A kapcsolat. Ez a szakasz a külső és belső egységekkel folytatott összes kommunikációt tárgyalja, amely a munkavállalótól függhet feladatai gyakorlása során.
A munkaköri leírások megírásának alapelvei
Az ilyen dokumentumok elkészítésének normatív alapja a vezetők, szakemberek és egyéb alkalmazottak pozícióinak képesítési könyvtára (1998). Fejlesztése során nagy figyelmet szenteltek a munkavállaló pozíciójának és feltételeinek a leírására, hogy a munkavállaló teljesítse feladatait. A munka részleteit a dokumentum címe tartalmazza, például: „A titkár munkaköri leírása” (irodavezető vagy főkönyvelő).
Ezen felül, ha két azonos nevű, de eltérő feladattal rendelkező álláshely van, akkor különféle dokumentumokat kell készíteni, amelyek tükrözik ezeket a különbségeket. A személyzet tisztviselőjének hivatali vezetõjének munkaköri leírása bizonyos különbségeket mutat ugyanabban a titkársági szabályozási aktustól.
Office Manager követelmények
Ilyen módon a pozíciós jelölteknek embereket kell vezetniük. Ez csak néhány ember lehet egy kisvállalatban vagy a teljes adminisztratív személyzet egy nagyvállalatban. Természetesen a pályázónak magabiztos számítógép-felhasználónak kell lennie, és képesnek kell lennie arra, hogy más irodai berendezésekkel (szkenner, nyomtató vagy fax) dolgozzon. Az irodavezető gyakran a vállalat képviselője, tehát a kötelező beszéd és az üzleti levelek írásának képessége előfeltétel. A vállalatok nagyon gyakran megkövetelik az ilyen alkalmazottaktól, hogy ismerjék a papírmunka és a munkajog alapjait. Legalább egy idegen nyelv ismerete továbbra is kívánatos készség, azonban nagyvállalati jelentkezéskor ez már az egyik kötelező követelmény.
Bizonyos esetekben az irodavezetőnek feladatát más alkalmazottak funkcióival kell kombinálnia. Ez a szükséges készségek növekedéséhez vezet. Tehát a könyvelő feladatait ellátó irodavezetőnek megfelelő képzettséggel és speciális programokkal kell rendelkeznie.
Fő feladatai
Titkári feladatokat ellátó irodavezető tipikus munkaköri leírása a következőket tartalmazza:
- a bejövő és a kimenő levelek feldolgozása; újraelosztásuk a vállalaton belül;
- a szerződésekből és megállapodásokból eredő kötelezettségek teljesítésének időzítése;
- kimenő és bejövő hívások fogadása;
- munka az ügyfelekkel és a partnervállalatok képviselőivel;
- a szükséges papíráruk rendelkezésre állásának ellenőrzése;
- az irodai berendezések üzemképes állapotában tartása és szakemberek hívása meghibásodás esetén;
- az idő megoszlása a munkatervben (bizonyos esetekben a fej számára);
- a szükséges események (találkozók, konferenciák, üzleti utak, vállalati partik) szervezése;
- ülésnaplózás;
- friss tartalom frissítése és feltöltése a vállalati oldalon.
Ez a lista csak az alapvető követelményeket tartalmazza. Egyéb tételek hozzáadhatók a megkötött munkaszerződés sajátosságainak megfelelően. Például a személyzet tisztviselőjével ellátott irodavezető munkaköri leírása előírja az alkalmazottról, hogy időben megőrizze és átadja az összes számviteli dokumentációt, vagy távolléte esetén helyettesítse a személyzeti osztály vezetőjét.
További felelősségek
A fő funkciók mellett az irodavezető munkaköri leírása különféle feladatok listáját is tartalmazza, amelyek a vállalat irányától függően változhatnak. Irodavezetőt lehet kérni, hogy működjön együtt a közigazgatási hatóságokkal, vagyis engedélyt szerezzen a kereskedelem folytatására, egy társaság vagy leányvállalat fiókjának megnyitására stb.
Az egyik legfontosabb feladat a társaság tényleges irányítása az igazgató távollétében. Természetesen ez csak akkor lehetséges, ha a munkavállaló felelős és megbízható személynek bizonyult, akire támaszkodhat. Ezenkívül az irodavezető munkaköri leírása gyakran tartalmaz záradékot az általános meghatalmazás elkészítésének szükségességéről. Ilyen dokumentumra például szükség lehet nagy jelentőségű postai küldemények fogadására.
Informális követelmények
A nagyvállalatok általában előzetesen lehetővé teszik, hogy megismerkedjenek az erre a posztra jelentkező irodavezető mintával, hogy teljes mértékben tisztában legyenek a követelmények és felelősség listájával.
De még az ilyen hatáskörök látása esetén a kérelmezőnek meg kell értenie, hogy továbbra is a vállalkozás sok alkalmazottja. Ebben a tekintetben nem szabad elfelejteni, hogy mi nem szerepel a munkaköri leírásban. A titkárnői feladatokat ellátó irodai vezetőnek olyan személynek kell lennie, akinek érzékeny az időérzékelése annak érdekében, hogy képes legyen azt időben elosztani.
A munkafolyamat szervezésének feladatai
Munkájának legfontosabb követelménye a hatékonyság, tehát az ilyen pozíciót betöltő személy köteles gazdaságilag fogyasztani irodai anyagokat, ellenőrizni az elfogyasztott villamosenergia mennyiségét.
Más alkalmazottakért az irodavezető szinte egyenlő felelõsséggel felelõs. Ennek alapján gondoskodnia kell arról, hogy a munkakörülmények összhangban legyenek az elfogadott egészségügyi normákkal és a biztonsági szabályokkal. Végül, közvetlen feladatainak teljesítése során az irodavezető hozzáférést nyer a minősített dokumentumokhoz, tehát az egyik követelmény az üzleti titkokra vagy bármilyen egyéb információra vonatkozó titoktartási megállapodás aláírása, amely sértheti a vállalat piaci helyzetét.
Office Manager jogok
Természetesen ilyen sok feladat elvégzése lehetővé teszi a munkavállaló számára, hogy különleges jogokat gyakoroljon. Ezeket az irodavezető munkaköri leírása is tartalmazza. Néhányuk lényege, például a bizalmas információkhoz való hozzáférés képessége közvetlenül abból fakad, hogy teljesíteniük kell munkaköri felelősségüket. Másokhoz hatalmi kiváltságok kapcsolódnak. Tehát az irodavezetőnek jogában áll követelni a többi alkalmazotttól, hogy javítsák ki a gyártási dokumentumok hanyagságával elkövetett hibáikat, állapítsák meg az ösztönzés mértékét vagy szankciókat szabjanak ki a gondatlanság miatt.
Az irodavezető gyakran a kapcsolat az alkalmazottak és a döntéshozók között. Ez a beosztás lehetővé teszi számára, hogy jobb munkakörülményeket érjen el, és kollektív kívánságokat nyújtson az adott osztály és a vállalkozás egészének munkaminőségének javítása érdekében.
Az értékesítési osztály irodavezetőjének munkaköri leírása
Az irodavezetők már régóta nélkülözhetetlenek a nagy és a nem túl nagyvállalatokban, ezért speciális készségekre van szükségük egy ilyen álláshely kitöltéséhez. Gyakori eset, amikor több, az egyik felügyelete alatt álló speciális funkciókkal rendelkező irodavezető dolgozik ugyanabban a vállalkozásban. Munkaleírásaik lényegében megegyeznek, de kiegészítő funkciókban különböznek egymástól.
Tehát, ha az irodavezető az értékesítési osztályban dolgozik, munkaköri leírása tartalmazhat például:
- új értékesítési pontok keresése;
- a kereslet szerkezetében bekövetkező változások nyomon követése;
- jelentések készítése a tökéletes eladásokról;
- az ügyféllel folytatott közvetlen munka a megrendelések fogadásában és azok későbbi feldolgozása;
- az ügyfelek tájékoztatása az árukínálat lehetséges változásairól és az árak újraszámításáról;
- a szükséges találkozók szervezése;
- áruk szállítására vonatkozó szerződések aláírása.
További követelmények kapcsolódhatnak a vállalat által kínált termékek sajátosságaihoz. Ha a társaság ingatlan értékesítésével jár, akkor az irodavezetõ feladatai között szerepelhet az információs füzetek elkészítése és a külön dokumentumok elkészítése.
Az irodavezető felelőssége
Feladataik nem teljesítése esetén, bűncselekmények elkövetésekor, ideértve az üzleti titok nyilvánosságra hozatalát, vagy a társaság imázsát rontó egyéb cselekmények elvégzése esetén az irodavezető felel a közigazgatási, polgári és büntető törvénykönyv normáinak megfelelően. Ha anyagi károkat okoztak a szervezetnek, akkor a büntetést a munka törvénykönyve rendelkezéseinek megfelelően kell kiszabni.
