Irodavezető - ki ez? Az irodavezető feladatai

"Plankton", "vezetők" - ezek a pártatlan meghatározások az irodai dolgozók munkájához kapcsolódnak. De vajon egy ilyen munka haszontalan-e? Irodavezető - ki ez? Mi a felelőssége?

Irodavezető - ki ez?

Az irodavezető szakmáját gyakran összekeverik a titkárral. De még mindig van különbség ezek között a specialitások között. Tehát, irodavezető - ki ez?

E terület vezetője irodai vezető vagy adminisztrátor. Szabályozza az irodai munkát, mivel fontos informatív kapcsolat a munkavállalók és a felettesek, az ügyfelek és az alkalmazottak között stb.

Minél aktívabb a szervezet tevékenysége, annál több problémája van a napi kis szervezeti ügyekkel és a dokumentációval. Végrehajtásuk és irodavezetőt biztosít.

Gondoskodik arról, hogy minden jelenlegi dokumentumot, valamint feletteseinek megrendeléseit megfelelően végrehajtják. Ugyanakkor a végrehajtási utasításokat időben közölni kell a vállalat alkalmazottaival, a látogatók minden panaszát figyelembe kell venni, és az alkalmazottak javaslatát a hatóságok felé kell továbbítani.

Így az irodai munka, valamint a kommunikáció a társaságban részben az irodavezetők vállára esik.

Munka helye és fizetése

Irodavezetőre van szükség minden olyan vállalatnál, ahol iroda, vezető és legalább néhány alkalmazott van. Kis szervezetekben az ilyen szakemberek feladatköre sokkal kisebb, mint például egy hatalmas vállalatnál. Egy nagyvállalatban több irodavezető is lehet, és mindegyiket a saját osztályukhoz rendelik.

Kiderült, hogy az ilyen szakemberek iránti igény meglehetősen magas, és valószínűleg tovább fog növekedni. De gyakorlatilag nincsenek karrierlehetőségek. Különösen akkor, ha az irodai vezetésen kívül egy személynek sem több szakma van.

Mivel a feladatok nem túl bonyolultak, a verseny egy munkahelyért - legalábbis Oroszországban - meglehetősen magas - 6 fő betöltetlen. Ugyanakkor a tőkeszint szerint alacsony a fizetés - 27 ezer rubel.

A kulturális fővárosban - Szentpéterváron - az ilyen munkavállalók fizetése mintegy 5-7 ezerrel alacsonyabb, a verseny sokszor magasabb. Minél távolabb van az ország perifériája, annál alacsonyabb a fizetése és annál több jelentkező van erre a posztra.

Szükséges személyes tulajdonságok

Az irodavezető által kapott megrendelések általában sürgős és azonnali végrehajtást igényelnek. Ezért a kérelmezőnek először is gondosságot, gyorsaságot és pontosságot kell követelnie. A jó memória és a koncentráció szintén fontos.

Az ilyen pozíciót betöltő személynek barátságosnak és társaságnak kell lennie, mert bizonyos helyzetekben a cég képviselőjeként jár el az ügyfelek előtt.

Az irodavezetõnek kompetens és logikusan felépített beszédet, valamint üzleti etikát kell viselnie, mivel gyakran részt vesz üzleti tárgyalások és vállalati értekezletek szervezésében.

Az olyan hasznos tudás, mint például a jó villanyszerelő telefonszáma vagy az ebédszolgáltató, szintén nem fog fájni. Valójában sok vállalatban az iroda rendjét és az alkalmazottak teljességét a menedzser is ellenőrzi.

Alapvető irodavezetői készségek

1. Az ilyen alkalmazottak első követelménye a számítógép és az internet megfelelő ismerete. Ha a Word és az Excel mellett a kérelmezőnek a Photoshop vagy az Office Picker Manager is a tulajdonosa, ez egy másik ok arra, hogy őt felvegye, nem pedig valakit.
2. Nagy nyomtatási sebesség. Az irodavezetõ számára a szövegek gyors bevitelének képessége az egyik legfontosabb.
3. A korábbi munkakörökben megszerzett igazgatási vezetési készségekre van szükség, ha valaki nagyvállalatban szerez munkát.
4. Papírkészítési készségek. A dokumentáció az ilyen típusú szakemberek egyik legfontosabb feladata, tehát az alapismeretek nélkülözhetetlenek.
5. Irodai berendezések magabiztos használata. Faxok, nyomtatók, szkennerek - mindezeknek az irodavezető hatáskörébe kell tartozniuk.
6. Az illetékes és diplomáciai kommunikáció készségei. Az irodavezetőnek nem csak kompetens módon kell kommunikálnia, hanem képesnek kell lennie arra is, hogy megoldja a konfliktushelyzeteket.
7. Idegen nyelv ismerete. A nagy nemzetközi cégeknél az irodavezetőnek folyékonyan kell beszélnie legalább angolul.

A munkaköri leírás általános rendelkezései

Az irodavezetői pozíciót a társaság vezérigazgatója hagyja jóvá. Különböző társaságokban ez bizonyos értelemben eltérhet, de főbb rendelkezései általában nem változnak. A munkaszerződés aláírása előtt meg kell ismerkednie a munka útmutatóval, hogy később ne panaszkodjon arról, hogy bizonyos feladatok elvégzése nem része a terveinek.

Az általános rendelkezések tartalmazhatják:

• ki felel az irodavezető felvételéért;
• kinek joga van mentesíteni beosztásáról;
• kinek jelentkezik a munkavállaló;
• ki jelentést tesz az irodavezetőnek;
• ki látja el az irodavezető feladatait távollétében stb.

Az irodavezetők általában jelentést tesznek az ügyvezető igazgatónak. Az iroda rendszergazdái futárokat, sofőröket, tisztítókat stb. Jelentenek

Az általános rendelkezésekben is meghatározható, hogy melyik alkalmazott képesítéssel rendelkezik a leírt pozícióra.

Közvetlen feladatok

Az utasítások következő bekezdése meghatározza az irodavezetõ feladatait.

A megüresedett állásajánlatok folytatása céljából a pályázók gyakran külön oszlopban írják ki, milyen feladatokat láttak el egy korábbi irodai munka során. Így a munkáltató több információt kap a kérelmező készségeiről.

Melyek lehetnek az irodavezető közvetlen felelősségei?

1. Telefonhívások felügyelete. A munkavállalónak a lehetõ legjobb tudás szerint válaszolnia kell a bejövõ hívásokra, meg kell válaszolnia az ellenfelek kérdéseit, és tájékoztatnia kell feletteseit arról az információról, amelyet továbbítani kértek.
2. A dokumentáció kuratúrája. Dokumentumok tárolása és könyvelése, a levelezés ellenőrzése, megrendelések teljesítése stb. - Ezek az irodavezető közvetlen felelősségei.
3. Dokumentumok sokszorosítása. A főnök külön utasítása alapján az alkalmazott elvégzi a munka másolását és másolását.
4. Levelek, kérések készítése - azaz Kapcsolat a partnerekkel, ügyfelekkel vagy beszállítókkal a közvetlen felügyelő kérésére.

Az irodavezetõ feladatai legalább hat más típusú munkát is magukban foglalhatnak. De az egyes vállalatoknál az e kategóriába tartozó szakemberek terhelését egyedileg határozzák meg.

Office Manager jogok

Az irodavezető utasításai nemcsak a kötelezettségeket, hanem a jogokat is tartalmazzák.

1. Teljes információk megadása. Bizonyos feladatok elvégzéséhez az irodavezetőnek jogában áll megkövetelni a szükséges mennyiségű információ rendelkezésre bocsátását, beleértve a bizalmas információt is.
2. Indokolt ésszerűsítési javaslatok. Ha az irodai munka megszervezéséhez újításokra vagy a vezérigazgató további megrendelésére van szükség, akkor a menedzsernek joga van felajánlani bevezetését.
3. Megfelelő munkakörülményeket kell előírni. Ha a hivatalos feladatokat a szükséges feltételek hiánya miatt nem lehet elvégezni, az irodavezető kérheti azok létrehozását.
4. A hatáskörön belül járjon el. A munkaköri leírás tanulmányozása után a munkavállalónak joga van döntéseket hozni és utasításokat adni, de csak kompetenciája keretein belül.

Ez egy durva útmutatás az irodavezető jogairól. Kiegészíthetők vagy csökkenthetők az intézmény sajátosságaitól függően.

Felelősség

Az irodavezető olyan szakma, amely bizonyos felelősséget is magában foglal. A szabályok megsértésének alkalmazási körét és büntetését az egyes munkáltatók külön-külön határozzák meg. A leggyakoribb kérdések, amelyekben a munkaköri leírásban felelősséget viselnek, így néznek ki.

1. A kötelességük gondatlan magatartása miatt. A megbízások idő előtti teljesítése és minden egyéb gondatlanság a munkavállaló hibája, amelyre meg kell válaszolni.
2. A bizalmas információk nyilvánosságra hozatalához. A munkaszerződésekben és a munkaköri leírásokban figyelmesen olvassa el az információk titkosságára vonatkozó záradékokat. Nyilvánosságra hozatalához leggyakrabban elveszítheti munkáját.
3. A kompetencia megsértése miatt. A munkavállaló hatáskörébe tartozó tevékenységek nem engedélyezettek.
4. A munkaterv megsértése miatt A munkaterv, a tűzbiztonsági szabályok vagy a biztonsági óvintézkedések megsértése a munkavállaló felelőssége.

A szakma előnyei és hátrányai

Ennek a szakmának, mint sok másnak is, számos előnye és hátránya van. Mi tehát az irodavezetőnél végzett munka előnyei?

Az ezen a területen dolgozó munkavállalók válaszai elsősorban a szakma iránti magas keresletre vonatkoznak: miután szerzett tapasztalatokat ezen a területen, nem nehéz megtalálni a jobban fizetett helyet. Azok a közigazgatási készségek, amelyeket a munka során elsajátítanak, relevánsak a mindennapi életben. Ezen túlmenően, ha irodai vezetőként dolgozik, fejlesztheti kommunikációs képességeit.

A mínuszok között szerepel a munkavállalók megnövekedett pszichológiai terhe, mivel egy munkanapon belül sok különféle kérdést kell megoldania. Emellett a vezetők, a közvetlen feladatokon túl, gyakran betöltenek irodavezetőket személyes kérésekkel és kiegészítő utasításokkal.

Hol lehet tanulni a szakmát?

Az irodavezető, aki ez egyértelmű, a fentiekből egyértelmű. De hol lehet megtanulni ezt a szakmát?

Egyik egyetemen sem létezik olyan speciális kar, amely felkészítené az irodai vezetõket. De a menedzser gyakran azt akarja, hogy egy felsőfokú végzettséggel rendelkező személy tartsa be ezt a pozíciót. Az, hogy milyen iskolai végzettséggel jár, nem mindig fontos - a lényeg az, hogy a pályázó az egyetemi diplomával rendelkezik. A tartományi városokban ezt a pozíciót 9 oktatási osztály után is el lehet helyezni. Minden társaság egyénileg dönt arról, hogy melyik irodavezetőt igényli.

Mindenekelőtt a munkáltatót a jelölt egyéb jellemzői érdekli:

• vajon dolgozott-e már ezen a területen korábban;
• Mennyire jól ismeri a számítógépet;
• Tudja-e a papírmunka;
• Beszél nyelveket stb.

Nem engedheti le, hogy egy ember kommunikációs képességei megsértődjenek. Ha ezen mutatók szerint minden rendben van, akkor növekszik a munkalehetőség.