Dokumentációs szakma: munkahelyi felelősség

A dokumentumáramlás fontos eleme a tevékenységnek, és nélkülözhetetlen eleme bármely intézmény, szervezet, vállalkozás irányításának. Az üzleti papírokat megfelelő módon kell összeállítani, szisztematikusan tárolni és optimálisan mozgatni. A gazdaság fejlődésével növekszik az információáramlás és a dokumentumok száma az emberi tevékenység minden területén. Ezért manapság növekszik a meglehetősen új szakma - a dokumentumkezelő - iránti igény.

Ki az a dokumentumkezelő?

A dokumentumszakértő olyan szakember, aki regisztrációval és a dokumentáció elszámolásával foglalkozik. Kapcsolódó szakmák: titkár, levéltár, tisztviselő.

A vezetés adminisztratív dokumentumait a szabványoknak megfelelően kell elkészíteni, és felhívni a munkavállalók, és pontosan azok számára, akikre a megrendeléseket szánták. A dokumentumok általában elavultak, forgalomban vannak. Ebben az esetben a nyilvántartásról szóló jogszabályokkal összhangban kell válogatni és az archívumba helyezni. Mindezt egy dokumentumkezelő végzi.

A dokumentum-szakember munkakörülményei unalmasnak tűnhetnek. De ez csak első pillantásra lehetséges. A dokumentumkezelő kezein keresztül, különösen, ha ő az egyetlen felelős a vállalkozásnál a dokumentumkezelésért, minden információáramlás áthalad, nyomon tudja követni az összes osztály munkáját, megérteni a társaság tevékenységének és fejlődésének mechanizmusait.

A nagy szervezetekben a szakembereknek a dokumentumokkal kapcsolatos munkája általában megoszlik: a tervezést, a regisztrálást, az elektronikus adatbázisba való belépést, a végrehajtás ellenőrzését és a tárolást különböző emberek végzik, sőt az egész osztály.

Mit kell tudnia a dokumentumkezelőnek?

Annak érdekében, hogy a dokumentumokat megfelelően összeállítsák, amelyekben az információk tömören, egyértelműen és egyértelműen szerepelnek, a szakembernek ismeri az összes típusú dokumentum összeállításának célját és formáját. Annak érdekében, hogy megtudja, hogyan néz ki a jogilag kötelező érvényű dokumentum, a jogi alapoknak kell lennie.

Mivel manapság a legtöbb dokumentumot elektronikus adathordozón tárolják, és számítógépes információcserére van szükség, a dokumentumkezelési szakembernek meg kell értenie a szoftvert. Elektronikus adatbázisokat kell létrehoznia, és képesnek kell lennie arra, hogy kommunikáljon a dokumentumok létrehozására, tárolására és továbbítására szolgáló automatizált rendszereket kiszolgáló személyzettel.

A dokumentumok archívumban történő tárolásához a szakembernek tudnia kell bizonyos szabályokat és előírásokat. A dokumentumok célja és azok titkossága, feltételek, tárolási feltételek - ezeknek a kritériumoknak megfelelően el kell rendezni a dokumentumokat az archívumban, majd létre kell hozni egy hatékony keresési rendszert.

Dokumentációs kötelezettségek

A dokumentumkezelő munkahelyi felelőssége egy intézményben magában foglalja

- dokumentumok összeállítása, könyvelése, tárolása és ellenőrzése;

- a munkafolyamat rendszerezése és a dokumentumok mozgásának biztosítása;

- Az optimális dokumentumáramlás megszervezése a szervezeten belül;

- a tárolás megszervezése és a dokumentációs osztályozók fejlesztése;

- a lejárt érvényességű dokumentumok válogatása, értékének vizsgálata és archívumba történő átvitele;

- a beérkező dokumentumok korszerűsítése;

- a formanyomtatványok és az iratok kidolgozása;

- dokumentumbázisok létrehozása regisztrációs számok, indexek és elektronikus tárolási címek létrehozásával;

- az ülésekhez, tárgyalásokhoz és ülésekhez szükséges anyagok előkészítése.

A vezető dokumentumkezelő valójában ugyanazokat a hivatalos feladatokat látja el, de nagyobb felelősségvállalással, plusz feladatokat ad alacsonyabb rangú alkalmazottaknak.

Az oktatási intézményben alkalmazott dokumentumkezelő munkaköri felelőssége

Az oktatási intézmény dokumentumkezelőjének - többek között a törvényhozási aktusok között - ismernie kell az Orosz Föderáció oktatási törvényét. Mivel az óvodák és az iskolák korlátozott létszámú személyzettel rendelkeznek, a dokumentumkezelő ötvözi a titkár, a hivatalnok és az alkalmazotti munkavállaló feladatait, és az oktatási intézményekben a dokumentumokkal való munkavégzés módszertani ajánlásain alapszik (az Orosz Föderáció Oktatási Minisztériumának 2000.12.02-i levele, 03-51. Sz. Levél). / 64).

Az óvodai dokumentumkezelő feladatai között szerepel többek között a munkavállalókkal kötött munkaszerződések előkészítése és a személyes iratok lebonyolítása, valamint a gyermekek könyvének vezetése. Katonai regisztrációs irodával is dolgozik, és megfelelő dokumentációt vezet, ha katonai felelősséggel rendelkező alkalmazottak vannak az intézményben.

A dokumentumkezelő kiegészíti az iskola hivatalos feladatait a kontingensek mozgásáról szóló igazgatási dokumentumok tervezetének elkészítésével és személyi dosszié kitöltésével, a tanulók ábécé könyvével és az iskolai alkalmazottak iskolai óráinak figyelembe vételével, a hallgatók személyes aktáinak archívumba történő átvitelének feldolgozásával és feldolgozásával.

A felsőoktatási intézmények nemcsak oktatási, hanem tudományos tevékenységeket folytatnak.

Az egyetemi dokumentumkezelő feladatai legalább egyáltalán megértik a szakembert az adott kar profiljáról, mivel dokumentumokat kell készítenie az ülésekre és értekezletekre, és a dékán nevében meg kell őriznie jegyzőkönyveiket és telefonbeszélgetéseiket.

A dokumentumkezelési szakember személyes tulajdonságai

A figyelmesség a szakemberek számára a dokumentumokkal való munka legfontosabb minősége. A pontosság, a szigorúság és a felelősségvállalás kiegészíti az üzleti dokumentumokhoz való munkahoz szükséges személyes tulajdonságok listáját. Adatokban szereplő hibák, a törvény megsértése, a dokumentumok elvesztése sokat fizethetnek a társaságnak szerződéskötés vagy személyzeti ellenőrzés során.

Azoknak az információmennyiségeknek a felhasználásával, amelyekkel a dokumentumkezelő dolgozik, jó memória szükséges.

Bármely területen dolgozik, kitartásra és írástudásra van szüksége, amikor papírokat dolgozik, és a személyzeti menedzsment területén - és a szervezeti képességeket, valamint a kreativitást és a kommunikációs készségeket.

A megfelelő célok kitűzése és a vállalat struktúrájának, az úgynevezett vállalkozói tulajdonságoknak a kezelése szükséges a dokumentumkezelő számára az optimális munkafolyamat és osztályozó szervezéséhez.

A kis cégeknél gyakran a dokumentumkezelő egyedül dolgozik. Az önszervezés, a fegyelem és az önkontroll segítenek a hatékony munka megszervezésében.

Dokumentációs követelmények

A dokumentumkezelés szilárd szabályozási kerete képzést igényel. Ezért felvételkor felsőoktatási intézmény vagy középfokú oktatási intézmény oklevele szükséges a „Dokumentáció”, „A vállalkozás dokumentációs támogatása” szakterületeken. Vannak még kapcsolódó specialitások: „Dokumentációs támogatás joggyakorlatban” vagy „Vállalkozás információs támogatása”.

A munkafolyamathoz kapcsolódó felsőoktatási szervek törvényi és rendeleti, közigazgatási, normatív és irányadó dokumentumai azokra a dokumentumokra vonatkozó általános követelmények, amelyeket a dokumentumkezelőnek tudnia kell. A munkaköri felelősség ismerete vagy legalábbis az alapjaik ismerete szükséges a dokumentációs rendszerek elemzési, kutatási, tervezési, megvalósítási és fejlesztési módszereiről, az automatizált vezérlőrendszerek tervezéséről és működtetéséről; archiválás és alapvető programozás szervezése.

A dokumentumkezelő szakma előnyei és hátrányai

A dokumentumkezelő szakma egyetemes. A diplomával és a szaktudással kapcsolatos ismeretek lehetővé teszik a diplomások számára, hogy bármely szervezetben dolgozzanak, mivel a dokumentumkezelés mindenütt megtalálható. Ez a szakma fő előnye.

A második előnye annak a lehetőségnek tekinthető, hogy adminisztrátorként, levéltárként, ügyintézőként, titkárság-asszisztensként, irodavezetőként, igazgató-helyettesként dolgozik, és nem csak dokumentumkezelőként.

A harmadik plusz az, hogy a látszólag rutin munka ellenére a dokumentumkezelő a szervezet információáramlásának középpontjában áll, és szinte minden titkát birtokolja. Időnként a felső vezetésen kívül ő is a titkok egyetlen tulajdonosa.

A munkatapasztalat és a vállalkozói szellem lehetővé teszi a dokumentumkezelő számára, hogy megszervezi saját vállalkozását információs szolgáltatások nyújtása érdekében, ha szükséges.

A szakma előnyei között szerepel a jó körülmények között az irodában végzett munka, függetlenül a vállalkozás profiljától és a szigorú munkatervtől.

A dokumentum szakma hátrányai az egységesség, és ami a legfontosabb, a nagy felelősségvállalás.

Hol dolgozhat egy dokumentumkezelő?

Mivel a dokumentumkezelők, akik képzettséget kapnak profiljukban, bármilyen típusú dokumentummal (számviteli, személyi, tudományos és műszaki dokumentumokkal) dolgozhatnak, különféle szervezetekben igényelhetők:

- a hatóságokban, mind a helyi, mind az állami szinten;

- az osztályvezető testületekben;

- a mérnöki és tervezői, kutatóintézetek, az egészségügyi, levéltári, könyvtári és múzeumi, bűnüldöző szervek archív és dokumentációs szolgáltatásaiban;

- az adminisztratív szolgáltatásokban és a kereskedelmi struktúrák osztályaiban: papírmunka, irodavezetés, személyzeti menedzsment;

- az információs rendszerek fejlesztése, dokumentációs tanácsadás, információbiztonsági ellenőrzés területén.

A dokumentumkezelő karrier-növekedése a munka helyétől függ. Nagy struktúrákban az ügyvezetőké válhat, kicsiben az ügyvezető asszisztens felé. A dokumentumkezelő karrier csúcspontja tekinthető a dokumentumok előkészítésének az Orosz Föderáció kormányának és elnökének.