Munkakör leírása: a szervezet vezetőjének asszisztense

Egy nagy szervezet sok bajt jelent. A társaság vezetője nem lesz időben mindenhol, még a képviselők segítségével is. A nap helyes megtervezéséhez, semmi elfelejtéséhez, a munka elosztásához és irányításához a menedzsernek asszisztensre van szüksége. Mit tesz egy alkalmazott ebben a pozícióban, mit kell tudnia és tudnia kell?

Menedzser asszisztens: szerepe a szervezetben

Az állami szinten jóváhagyott szakmaosztályozó logikáját követve a vezetõ asszisztens a vezetõk kategóriájába tartozik, mivel szinte minden, az elsõ személy kompetenciájához kapcsolódó kérdést felügyel.

Ugyanakkor egyes szervezetek az asszisztens menedzser pozícióját rendszergazdaként, menedzserként vagy titkárként értelmezik: az első két pozíció szervezeti és adminisztratív funkciókat, a harmadik pedig prezentációs és támogató funkciókat foglal magában. A szakmák osztályozója ezeket a munkátípusokat különféle kategóriákba sorolja - szakemberek, műszaki alkalmazottak, de csak az asszisztens kerül vezetésre.

Hogyan lehet meghatározni a foglalkoztatás feltételeit?

Menedzser asszisztens vagy titkár felvételekor a szervezetnek meg kell határoznia ennek a munkavállalónak a jogállását, jogait és felelősségét, mivel ez függ a jelölt iskolai végzettségére, képesítésére és tapasztalatára vonatkozó követelményektől.

• A recepciósnak elegendő teljes középfokú végzettsége van, és a kérelmező irodai felszerelésével kapcsolatos etikettet és technikákat közvetlenül a munkahelyen tanítják.
• Az adminisztrátornak legalább alapképzettséggel, szervezeti ismeretekkel és energikus karakterrel kell rendelkeznie, és a vállalati követelményektől függően is kell tapasztalattal rendelkezik.
• A menedzsernek, mint a szakemberek képviselőjének, legalább egy teljes felsőfokú végzettségre van szüksége, a munkatapasztalat nem kötelező, de a vállalat ezt a mércét saját belátása szerint állítja be.
• Asszisztens menedzser. Ez a pozíció ugyanazokat a képesítési követelményeket vonja maga után, mint a fej esetében: teljes felsőoktatás, legalább 2 éves szakmai tapasztalat a szakirányban. Valószínűleg ehhez a kérelmező különleges személyes tulajdonságaira és esetleg továbbképzésre van szükség.

Mi a munkaleírás?

A menedzser asszisztens tisztviselőként kötelessége funkcionális jogainak keretein belül cselekedni és teljesíteni az előírt funkciókat. Azonban ha a munkavállaló nem is vezető, akkor jóhiszeműen és időben kell teljesítenie munkaköri feladatait.

A megbízás nem tartalmazza ezeknek a kompetenciáknak a részleteit, és még szerződés esetén sem a funkciók felsorolása nem mindig kimerítő. A munkavállalói megbízatás meghatározásának eltéréseinek elkerülése érdekében a szervezet vezetőjének asszisztensének munkaköri leírásában fel kell tüntetni a részletes feladatokat, az őt megillető jogokat, valamint a munkaszerződés, a belső munkaügyi szabályok, a munkáltatónak okozott károkért való felelősségvállalás mértékét.

Személyi asszisztens menedzser

Az asszisztens munkaköri leírás hasonló utasításokat tartalmaz a menedzser vagy helyettese számára, a stratégiai tervezés és irányítás néhány prioritási funkciójának kivételével. Az asszisztens valószínűleg nem fogja utasítani a munkavállalók felvételét és elbocsátását, a vállalkozás pénzügyi forrásainak rendelkezésére bocsátását, a meghatalmazás kiadását és a fejhez személyesen tartozó egyéb kompetenciákat.

A törvény azonban lehetővé teszi, hogy bármilyen funkciót átruházjon egy megbízható alkalmazottra, feltéve, hogy elegendő képesítéssel, ismeretekkel, tapasztalattal és hatalommal rendelkezik az ilyen kérdések megoldásához. Csak az a fontos, hogy a munkavállalói hitelesítő adatokat helyesen formázza meg - megrendeléssel vagy meghatalmazással.

Ugyanakkor a vállalkozásvezetõ asszisztensének munkaköri leírásának tükröznie kell az általa ténylegesen elvégzett munkát.

Tipikus szakaszok

A munkaköri leírás szerkezetét az állami képesítési könyvtárak rögzítik, és tartalmazzák a munkavállalóra vonatkozó összes alapvető követelményt és a beosztás árnyalatait, valamint a helyét a szervezet szervezeti felépítésében.

Az "Asszisztens Menedzser" munkaköri leírásnak, mint bármely másnek, a következő részeket kell tartalmaznia:

1. Általános feltételek. Ez jelzi a felvétel és az elbocsátás, az alárendeltség, a munkavállaló pótlására vonatkozó eljárást.
2. Munkaügyi funkciók. Az egyik legfontosabb szakasz, amelyet részletesen tükrözni kell.
3. A munkavállalónak biztosított jogok.
4. A jogsértésért való felelősség korlátai.
5. Képesítés, szakmai tapasztalat, iskolai végzettség.
6. Amit egy alkalmazottnak tudnia kell egy adott helyzetben.
7. A kapcsolat az ő és a szervezet többi része között.

A megjelölt szakaszokat nem lehet kivágni, de megengedett azok kibővítése és a szükséges pontok hozzáadása.

Munkaleírás Menedzser asszisztens: minta

Által jóváhagyott:

Igazgató (a szervezet neve)

aláírás

(TELJES NÉV.)

jóváhagyás dátuma

Munkaleírás "Asszisztens menedzser"

1. Általános feltételek

1.1. Professzionális kategória "Vezetők".

1.2. A rendező utasítása alapján elfogadták és elbocsátották a munkából.

1.3. Benyújtás: közvetlenül a rendezőnek.

2. Funkciók

Asszisztens menedzser:

2.1. Koordinálja a vállalkozás szervezeti egységeinek, szekcióinak és egyéb részlegeinek munkáját az igazgató utasításaival, határozataival és végzéseivel összhangban.

2.2. Nyomon követi a szerkezeti egységek igazgatójának ellenőrzési utasításai teljesítésének határidejét.

2.3. Elkészíti az igazgató munkatervét a következő munkanapon, és időben benyújtja azt a fejnek.

2.4. Szervezi és ellenőrzi a vállalkozás irodai munkáját, ellenőrzi annak törvényi követelményeknek való megfelelését.

2.5. Az igazgató által kiállított valamennyi meghatalmazás könyvelését és nyilvántartását biztosítja.

2.6. Az ügyintézők vezetése és tevékenységeik eredményeinek ellenőrzése.

Kiegészítés egy adott szervezet igényeitől és a beosztás profiljától függően.

3. Erők

A menedzser asszisztensnek joga van:

3.1. Ismernie kell a vállalkozással kapcsolatos döntéseket.

3.2. Vegyen részt az irányító készülék ülésein.

Kiegészítés egy adott szervezet igényeitől és a beosztás profiljától függően.

4. Felelősség

Az igazgatóhelyettes felelős:

4.1. A jelen utasításban, az igazgató utasításaiban és irányelveiben előírt feladataik nem teljesítése vagy nem megfelelő teljesítése esetén a vállalkozás tevékenységét szabályozó jelenlegi jogszabályok szerint.

4.2. Az alárendelt munkavállalók tevékenységeinek elégtelen ellenőrzése érdekében.

4.3. Korlátozott hozzáféréssel rendelkező információk közzététele.

Kiegészítés egy adott szervezet igényeitől és a beosztás profiljától függően.

5. Minősítés

A menedzser asszisztensnek legalább 2 éves teljes felsőfokú végzettséggel és profilmunkás tapasztalattal kell rendelkeznie.

6. Tudnia kell

A jelenlegi jogszabályok, a Charta, a kollektív szerződés (meghatározza, hogy milyen intézkedéseket és normákat kell a munkavállalónak tudnia).

7. Kölcsönhatás

Megjelöljük, hogy kivel és milyen kérdésekben működik együtt az igazgatóhelyettes.

Egyetért:

Humánerőforrás-vezető

Aláírás

(TELJES NÉV.)

Jogi tanácsadó

Aláírás

(TELJES NÉV.)

megismerte:

aláírás

(TELJES NÉV.)

A projektvezető asszisztens speciális kompetenciái

Feltételezzük, hogy a projektmenedzsment átmeneti pozíció, illetve az asszisztens bizonyos kötelezettségeket vállal a projekt befejezéséig. Funkcionális felelőssége a projekt sajátosságaitól és témáitól, valamint egy adott szervezet igényeitől függ.

A funkcióvezető asszisztens projektmenedzser munkaleírása speciálisabb, de adminisztratív és szervezeti színnel rendelkezik. Ennek a pozíciónak a tipikus felelőssége megtalálható a képesítési kézikönyvben, majd finomítsa őket a helyzethez.

A menedzser asszisztens felelőssége általános kérdésekben eltérő?

A főigazgató-helyettes és az általános ügyekért felelős igazgató-helyettes feladatai eltérőek. Természetesen a második esetben a hatáskörök szűkebben fókuszálnak, mivel az általános ügyek vezetője nem a szervezet minden tevékenységéért, hanem csak egy külön szektorért felel.

Az általános ügyekben alkalmazott menedzser asszisztens munkaköri leírását a „segített” főnök funkciói alapján állítják össze. Ennek megfelelően az alap lesz a felelősségi körének és funkcióinak.

A "Asszisztens menedzser" munkaköri leírás ebben az esetben megfelelő alap, erre építhet, amikor új dokumentumokat dolgoz ki a kapcsolódó pozíciókra.