Az első személy, akit a szállodában lát, a szálloda adminisztrátora. Mindig kedves és barátságos, mindent megtesz a tőle telhető erőfeszítésekkel, csak hogy felejthetetlenné és kényelmessé tegye tartózkodását.
Kívülről tűnik, hogy a szálloda adminisztrátorának felelőssége csak a szobakulcsok megadására és az adatbázisba történő bejegyzésre korlátozódik. E mítosz eloszlatása érdekében vizsgáljuk meg közelebbről a rekreációs komplexum egyik fő alkalmazottját.
Az adminisztrátori posztot gyakran recepciósnak hívják. Franciaul lefordítva ez a szó az ajtót jelenti. A szálloda szakembere ezt a nevet kapta, mert a munkahelye, a recepció a bejárat közvetlen közelében található, és vendégekkel találkozik. Ez a megfogalmazás természetesen nem pontos, mivel a szálloda adminisztrátora sokkal több funkciót hajt végre a munkaköri leírása alapján. Tehát gondoskodnia kell a szállodai szolgáltatások zökkenőmentes működéséről, ellenőriznie kell a helyiség készenlétét a bejelentkezéshez, ellenőriznie kell a szükséges italok és ételek rendelkezésre állását a minibárban, és össze kell hangolnia az alárendelt munkáját. A kis szállodákban az adminisztrátornak nem csak a vendégek regisztrálása, a kulcsok és értéktárgyak védelem alatt (biztonságban) fogadása van a feladatában, hanem a szobák előkészítése a bejelentkezéshez, a vendégek tájékoztatása a város főbb látnivalóiról és arról, hogyan lehet hozzájuk jutni.
Az egyik legfontosabb funkció, amelyet a szálloda adminisztrátora hajt végre, a szobafoglalás telefonon, e-mailben és egyéb kommunikációs eszközökön keresztül, a szálloda terhelésének ellenőrzése és a vendégek megjelenésének hiánya a tervezett napon. A lefoglalt és az elfoglalt szobák számának korai elszámolása „túlfoglaló” helyzetet eredményezhet, vagyis a vendégek több szobát vásárolnak, mint amennyit a szálloda ingyenesen használ.
Gyakran a szálloda adminisztrátora további szolgáltatások igénybevételét kapja, mindenekelőtt ez azzal a lehetőséggel kapcsolatos, hogy a turisták számára pótágyazható gyermekek és felnőttek, vagy megváltoztatható a szobakategória. Ha van ilyen lehetőség, a szoba kategóriáját meg lehet változtatni, már a szállodában élve, külön fizetés után.
Az összes kérdést, vitát és konfliktushelyzetet a szálloda adminisztrátorának saját hatáskörén belül is meg kell oldania. Kinek, ha nem, akkor el kell döntenie az ügyféltől kapott panaszról, ha nem kapott előzetesen lefoglalt szobát, szolgáltatásokat, ha fizetési problémái vannak.
Bármely szálloda fő célja a nyereség, ezért a szálloda adminisztrátorának feladata a vendégek távozásának ellenőrzése is, amelynek során az összes számla kifizetését ellenőrizni kell.
Az összes szolgáltatás megfelelő és pontos biztosítása érdekében a szálloda adminisztrátorának tisztában kell lennie a szállodai szolgáltatások nyújtásának, a helyiségek karbantartásának, a személyzet kialakításának, a szálloda felépítésének és a többi szempontnak a szabályaival. Ez az ismeret szükséges ahhoz, hogy munkájukat hatékonyan és szakmailag elvégezzék.
A „szálloda arca” pozíció fontos és felelősségteljes. A szállodában felmerülő helyzetektől és problémáktól függetlenül a jó hangulat, a mosoly nem hagyja el az adminisztrátort, mert a szolgáltatási szektor elsősorban a vendégszeretetre épül.
Mindenki válik a szállodakomplexum adminisztrátoraivá: egyetemi, műszaki vagy iskolai tanfolyamokon kell részt vennie, és óriási vágya van a munka. Az idegen nyelvek ismerete örvendetes, különösen, ha a szálloda turisztikai központban található, ahol nagy a turisták áramlása.
