Videó: Önéletrajz minta - Ez juttat be az állásinterjúra! 2024, Június
A levéltári alkalmazottak pozícióját levéltárnak nevezik. Az ezen a területen jártas szakember fő feladata magának az archívumnak a megszervezése és a benne lévő dokumentációk forgalma. Ilyen szakemberekre szükség van mindenütt, ahol nagy a hivatalos iratok forgalma, különösen a biztosításhoz, pénzügyekhez kapcsolódó szervezetekben és különösen az állami vállalkozásokban. A fő dokumentum, amelyre az új alkalmazottnak hivatkoznia kell, az archiváros munkaleírása.
Általános rendelkezések
Csak a vállalkozás vezetője tudja elfogadni vagy elbocsátani az archivistát. Sőt, mindenekelőtt utalnia kell az ország jelenlegi jogszabályaira. Az utasításokban fel kell tüntetni azt a személyt, aki az e pozíciót betöltő szakember közvetlen vezetője.
Levéltárként történő munkavégzéshez egy személynek meg kell szereznie kezdeti szakmai végzettségét, majd ekkor is felveheti hivatalára ezen a területen való tapasztalat nélkül. Lehetőség van arra, hogy egy középfokú vagy általános iskolai végzettséggel rendelkező személy munkát kapjon, de erre az irányra speciális képzést kell kapnia. A munka tapasztalata ezen a pozíción nem kötelező.
Mit kell tudni?
A vállalkozás levéltárának munkaköri leírása azt sugallja, hogy a munkavállalónak bizonyos ismeretekkel kell rendelkeznie: köteles tanulmányozni a szervezet levéltárában a vállalkozás magatartására vonatkozó szabályokat, utasításokat és a jogi dokumentumok teljes listáját. Ezen felül ismernie kell a dokumentumok tárolását, használatát, valamint azt, hogy milyen szabványokat kell elfogadnia és átadni. Tudásának tartalmaznia kell az irodai munka egységes állami rendszerét. Ezenkívül meg kell értenie a tárolt dokumentumok leírásainak összeállítását, melyeket kell tartósan tárolni, melyeket csak átmenetileg, és megsemmisítésről szóló törvényeket is el kell készítenie.
Az asszisztens levéltár munkaköri leírása azt is magában foglalja, hogy tudnia kell, hogyan történik a dolgok, milyen szabályokkal készülnek a jövőbeni használatra és biztonságra, hogyan kell nyilvántartást vezetni és a nyilatkozatokat elkészíteni a vállalkozásnál. Ennek a személynek meg kell értenie annak a vállalatnak a felépítését, amelyben dolgozik, valamint a felszerelés és az archívumban való munka elvégzéséhez szükséges összes technikai eszköz használatának szabályait. Ezenkívül köteles ismerni a szervezet belső szabályait és törvényeit, ideértve a munkavédelmet, a tűzbiztonságot, a rutinokat és így tovább.
Feladatok
A költségvetési intézmény levéltárának munkaköri leírása azt jelenti, hogy bizonyos funkciókat kell ellátnia: az archiválással kapcsolatos munkákat elvégeznie, az archivált dokumentumok megőrzését, a beérkezett dokumentumok nyilvántartásba vételét, a nómenklatúra kidolgozását és a fájlok nyilvántartásba vételének helyességének ellenőrzését az archiválás előtt. Ha van ilyen igény, akkor titkosítja a tároló egységeket, rendszerezi az esetek elhelyezését és nyilvántartásba helyezi őket.
Az orvosi intézmény levéltárának munkaköri leírása azt sugallja, hogy el kell készítenie a tárolt dokumentáció összefoglaló leírását, annak ideiglenes és korlátlan egységekre történő elosztását. Időben nyilvántartást kell vezetnie és meg kell semmisítenie azokat a dokumentumokat, amelyek eltarthatósági ideje már lejárt, és olyan rendszert kell kidolgoznia, amelynek segítségével egyszerűen és gyorsan megtalálhatja a kívánt dokumentumot.
Egyéb funkciók
Ezenkívül munkaköri felelőssége megköveteli a jelenlétet a vizsga során, hogy rendelkezésre álljanak a tudományos dokumentumok is, és nem csak. Biztosítania kell, hogy a dokumentumok sértetlenek maradjanak, és ha szükséges, elvégezzék velük a helyreállítási munkákat. Ez a szakember azt is biztosítja, hogy az archívum helyiségei rendelkezzenek a szükséges feltételekkel a dokumentumok normál tárolásához.
Az archívumvezetőnek figyelemmel kell kísérnie a tűzvédelmi szabályok végrehajtását, valamint modern technikai eszközöket kell használnia a dokumentumok kezelésére. A szervezet alkalmazottainak és látogatóinak kérésére köteles kiállítani a levéltári dokumentumok másolatát vagy eredeti példányát, referenciákat készíteni az archívumban rendelkezésre álló információk felhasználásával, és jelentéseket készíteni munkájáról.
jogok
Az orvosi levéltár munkaköri leírása arra utal, hogy van bizonyos joga. Kérhet és fogadhat munkájához kapcsolódó dokumentumokat. Szükség esetén együttműködhet a vállalkozás más részlegeinek vagy más szervezeteknek a szakembereivel, ha ez segít hozzá kompetens kérdéseinek megoldásában. Ha ilyen szükség van, akkor képviselheti cégének érdekeit más szervezetekben olyan kérdésekben, amelyek közvetlenül kapcsolódnak az archívum munkájához.
Felelősség
Az archívumíró munkaköri leírása feltételezi, hogy felel a feladatai nem teljesítéséért és az alacsony színvonalú munkáért, az elvégzett feladatokra vonatkozó hamis vagy torz információkért, a hatóságok megbízásainak megtagadásáért.
Ezenkívül felel az olyan helyzetekért is, amikor a vállalkozás rendes működését fenyegető jogsértéseket, biztonsági szabályok megsértését vagy egyéb intézkedéseket azonosítottak, és a munkavállaló nem értesítette őket, és nem tett semmilyen intézkedést a probléma kiküszöbölésére. A levéltár felel a munkaügyi normák megsértéséért.
Munkakörülmények
Az archívumíró munkaköri leírása azt sugallja, hogy a szervezet vezetése határozza meg munkájának óráját a munkajoggal összhangban. Termelési igény esetén a vállalatnak biztosítania kell neki egy munkahelyet, figyelembe véve az összes normát és szabványt, valamint mindent, ami az üzleti út végrehajtásához szükséges, ideértve a helyi utakat is. Arra is jogosult, hogy hatáskörébe tartozó módon dokumentumokat írjon alá.
Következtetés
A fő dokumentum, amelyre a szakembernek erre az álláspontra támaszkodnia kell, a levéltár munkaköri leírása. Függetlenül attól, hogy melyik szervezetben működik, a jogok, felelősségek, funkciók és ismeretek gyakorlatilag egybeesnek, és változhatnak az adott vállalkozás igényeitől és attól függően, hogy a vezetői csapat milyen feladatokat bocsát ki az alkalmazottainak.
Az ilyen munka figyelmességet, kitartást, a fontos dokumentumok biztonsági szabályainak ismeretét, bizonyos dokumentumok értékének felmérésének ismeretét, valamint a dokumentumok szervezésének, gyors megtalálásának és titkosításának képességét igényli. Egy másik fontos tényező az emberekkel folytatott munka, mivel az archiváros szakma magában foglalja különféle dokumentumok kiadását és fogadását, összeállításuk helyességének és hitelességének ellenőrzését. Csak egy figyelmes személy, aki hajlandó nagy mennyiségű információval dolgozni, és a szervezet érdekeit képviseli más szervezetekben, képes lesz helyesen és megbízhatóan elvégezni a munkakörét ebben a helyzetben.
