Hogyan állíthatunk elő munkaprofilokat az értékes alkalmazottak megtalálásához?

Minden menedzser vagy HR menedzser előtt, előbb vagy utóbb válik a megüresedett állás betöltésének kérdése. A jó szakember kiválasztása nem könnyű feladat. Ebből a célból a vezetők gyakran összeállítanak munkaprofilokat, amelyek segítenek navigálni a pályázóra vonatkozó követelmények között.

A fogalom meghatározása

A munkaprofilok olyan szakmai és személyes kompetenciák összessége, amelyekkel a jelöltnek meg kell felelnie. Jelenleg nincs hivatalos leírás arról, hogy egy adott szakma képviselőjének milyen tulajdonságokkal kell rendelkeznie, ezért a vezetők ezeket a dokumentumokat önállóan készítik el.

Azt mondhatjuk, hogy a beosztás profilja egyfajta szabvány, amely szerint a munkavállalónak teljesítenie kell feladatait. A leírásnak részletesnek kell lennie, és ami a legfontosabb - reális. A dokumentumnak a következő fő elemeket kell tartalmaznia:

• a pozíció helye és jelentősége egy adott vállalkozás szervezeti felépítésében;
• funkcionális felelősségek, amelyeket az erre a pozícióra elfogadott alkalmazottnak kell elvégeznie;
• egy profil, amely felsorolja azokat az alapvető kompetenciákat, amelyeknek a jelölteknek rendelkezniük kell;
• az egyes feladatok elvégzéséhez szükséges személyes tulajdonságok;
• azoknak a követelményeknek a minimális listája, amelyeket a szervezet felvesz az alkalmazottainak.

Így elmondhatjuk, hogy a munkakörök olyan jellemzők összessége, amelyeknek a munkavállalónak meg kell felelnie. Ez egy speciális szabvány, amely leírja a kérelmező felelősségeit, valamint képesítését és személyes paramétereit.

Miért van szükség munkakörökre?

A HR vezetők rendszeresen szembesülnek a megüresedett álláshely bezárásának kérdésével. Ha nem állította össze a beosztás teljes profilját, akkor nem szabad folytatnia a közvetlen alkalmazottak kiválasztását. Ez a dokumentum egy tipp, amelyet a következő esetekben használnak:

• jelöltek kiválasztása az üres álláshelyek betöltésére;
• a már dolgozó személyzet igazolására annak érdekében, hogy felfedje a betöltött beosztás mértékét (ez vonatkozik a próbaidőszakot teljesítő alkalmazottakra is);
• a személyzet képzésére és továbbképzésre vonatkozó tervek kidolgozása érdekében;
• ha a jövőben személyzeti tartalékot kell létrehoznia;
• annak érdekében, hogy megtervezhesse a karrier növekedést és az alkalmazottak további előléptetését a szervezet vezető pozícióira.

Gyakran a posztjelöltek munkakörét összetévesztik a munkaköri leírással. A két dokumentum közötti alapvető különbség az, hogy a második jogi követelmények alapján készül. A munkaköri leírás egy általános dokumentum, amelyet a szakma egészére, és nem egy adott szervezet meghatározott alkalmazottjára készítenek. Meghatározza a fő felelősségeket és a munkakörülményeket. A munkaprofil olyan helyi jellegű dokumentum, amelynek nincs egyértelmű követelményei a tartalomra és a felépítésre. A személyzet vezetője (vagy egyéb alkalmazott) saját tapasztalata vagy a szervezet általános gyakorlata alapján állítja össze.

Szakmai kompetenciák

Minden pozíció megköveteli, hogy az alkalmazott bizonyos kompetenciákkal rendelkezzen. Ezek olyan képesítési jellemzők, amelyek bizonyos művek elvégzéséhez szükségesek. Tehát a beosztás kompetenciaprofilja általában a következő elemeket tartalmazza:

• stratégiai gondolkodás (magában foglalja a hosszú távú tervek készítésének képességét, figyelembe véve a lehetséges kockázatokat és az alternatív lehetőségeket);
• másokra való befolyásolás (az a képesség, hogy megvédjük saját nézeteinket, és meggyőzzük mások helyességét);
• problémamegoldó készségek (a nem szabványos helyzetekre és nehézségekre való megfelelő reagálás képessége, valamint az ezekből való gyors megoldás megtalálása);
• információkeresés (adatkiválasztás és szűrés, releváns források megtalálásának és felhasználásának képessége);
• képesség az ügyfelekkel és partnerekkel való együttműködéshez (az érdekek figyelembevétele, a pszichológia megértése, az igények és igények kielégítése);
• rugalmasság (gyors reagálás és döntéshozatal a változó helyzetnek megfelelően);
• összpontosítson a minőségre (minden követelmény és szabvány ismerete és teljesítése, valamint a folyamatos fejlesztés vágya).

A kompetenciák listáját a kérdéses pozíciótól függően lehet kibővíteni vagy szűkíteni. A beosztás szakmai profilja nemcsak a követelményeket tartalmazza, hanem súlyosságuk mértékét is (alap, magas, maximális). Ez a mutató interjúval vagy speciális pszichológiai tesztekkel határozható meg.

Hogyan állítják össze?

A bejegyzés profiljának elkészítése meglehetősen fárasztó folyamat. Szükségessége annak a ténynek köszönhető, hogy ez a dokumentum lehetővé teszi, hogy meghatározza azokat a paramétereket, amelyeknek az értékes alkalmazottnak rendelkeznie kell. A profil helyes megfogalmazása után a HR munkatársai jelentősen megkönnyítik az új alkalmazottak keresésének és kiválasztásának folyamatát. Egy dokumentum összeállításakor érdemes számos ajánlást és szabályt követni:

• A bejegyzés címe legyen tömör és világosan tükrözze annak lényegét. Érdemes egy rövid leírást írni, amely tartalmazza a munkavállaló fõbb felelõsségeinek listáját. A feladatok listájaként mutatható be. Ez lesz a bejegyzés profiljának alapja.
• A pozícióval kapcsolatos alapinformációk listájának nemcsak a munka sorrendjét, hanem a fizetés mértékét is tartalmaznia kell, amely az interjú egyik kulcsfontosságú pontja lesz. Érdemes leírni az alárendeltség hierarchiáját, valamint egy hozzávetőleges listát azokról a személyekről is, akikkel az új alkalmazottnak kapcsolatba kell lépnie.
• A munkaköri feladatok elvégzéséhez speciális kompetenciákra van szükség. Ez a lista nem lehet túl széles (legfeljebb 10 pont). Összeállítható személyes tapasztalatok, elméleti kutatások, munkavállalók megfigyelései, valamint szociológiai felmérés alapján. A kompetenciákat több csoportra oszthatja (például speciális és vállalati).

A profilnak tömörnek és tömörnek kell lennie. Ez lehetővé teszi, hogy átfogó információkat szerezzen anélkül, hogy túl sok időt fordítana a feldolgozásra.

A teremtés fő szakaszai

A munkakör kialakítása több egymást követő szakaszból áll:

• A dokumentum elkészítésének első szakaszában alaposan meg kell vizsgálni a munkaköri leírásokat, valamint a vállalkozás sajátosságaival kapcsolatos összes információt. Interjúkat folytathat alkalmazottaival vagy szociológiai felmérést végezhet szabványos űrlapok segítségével.
• Ezután meghatározzuk azon személyek körét, akik közvetlenül részt vesznek a munkában. A HR szakemberek többnyire foglalkoznak ezzel a kérdéssel. Fontos ugyanakkor más szolgáltatások vezetõinek bevonása, amelyekhez profilokat állítanak össze. A munka elvégezhető együttesen vagy külön-külön az eredmények későbbi integrálásával a végleges munkadokumentumba.
• A harmadik szakasz magában foglalja a vállalkozás szervezeti felépítésének tanulmányozását annak érdekében, hogy meghatározzák a beosztás helyét abban. Meg kell határozni a beosztottakat, valamint a közvetlen feletteseket, akiknek az új alkalmazott jelentést vezet.
• Az alábbiakban bemutatjuk az adott pozíciónak megfelelő funkcionális felelősségeket. Az alap nemcsak jogi aktusok, hanem egy adott vállalkozásban szerzett személyes tapasztalatok is.
• Az ötödik szakaszban a személyzet vezetőjének (vagy egy másik szakembernek, aki részt vesz a profil készítésében) meg kell határoznia a tudás és készségek listáját, amelyek a munkaköri feladatok elvégzéséhez szükségesek. A szakmai kompetenciákról szól.
• Miután meghatározták a kompetenciákat, fontos, hogy megosztsuk őket a fontosság és az a szint alapján, amelyen a szakembereknek rendelkezniük kellene velük. Ez megkönnyíti a kiválasztási folyamatot.
• Ezután a munkacsoport résztvevőinek meg kell határozniuk, hogy milyen személyes tulajdonságokkal kell rendelkezniük a megüresedett állás betöltésére pályázónak. A jellegzetességek néha még fontosabbak, mint a szakmai kompetenciák, mivel az utóbbi fejleszthető, és az előbbiek komoly akadályokká válhatnak a munkafolyamatban.
• A nyolcadik szakaszban meg kell határozni a munkavállalóra vonatkozó általános követelményeket. Általában ez a nem, életkor, iskolai végzettség vagy szakmai tapasztalat stb. Érdemes megjegyezni, hogy az első két megjelölés nem mindig megfelelő, mert a törvény értelmezheti őket diszkriminációként.
• Az utolsó szakaszban meghatározzák azokat a kritériumokat, amelyek alapján meghatározzák a munkavállaló munka hatékonyságát. Használhatók a próbaidőszak alatt vagy a meglévő munkavállalók munkaminőségének időszakos értékelésére.

Érdemes megjegyezni, hogy ez az algoritmus nem kötelező a megfelelés érdekében minden szervezetben. A vállalkozás méretétől és a szervezeti felépítés sajátosságaitól függően egyes szakaszok kihagyhatók, és további lépéseket is bevezethetnek.

Minta összeállítása

Jelenleg nincs egységes forma, amely szerint a pozícióra vonatkozó követelmények profilját összeállítanák. És az egyes vállalkozások maguknak a szakmáknak különleges követelményei lehetnek. Ennek ellenére a HR vezetõi már kifejlesztettek egy bizonyos gyakorlatot, amellyel összhangban a munka profilját összeállítják. A minta így néz ki:

• munkakör megnevezése a személyzeti táblázat szerint;
• rövid leírás (mit kell tennie az alkalmazottnak);
• alapvető feltételek (munkaterv, díjazás mértéke stb.);
• a pályázónak a pozícióra benyújtott követelmények (iskolai végzettség, egy adott területen szerzett tapasztalat, bizonyos speciális készségek);
• a feladatkörök kibővített listája;
• vállalati kompetenciák, amelyek egy adott szervezet potenciális alkalmazottjának rendelkeznie kell;
• pszichológiai tesztek és egyéb módszerek annak értékelésére, hogy a munkavállaló megfelel-e egy adott pozíciónak.

Ez egy hozzávetőleges sablon. Leggyakrabban ez a munka profilja. A minta a szervezet felépítésétől függően kibővíthető vagy szűkíthető. Kiegészítő paramétereket adhatunk meg az egyes hozzászólásokhoz is.

HR profil

A személyzeti menedzser a vállalkozás egyik leg felelősségteljesebb pozíciója, mivel az alkalmazottak minőségi összetétele ettől az alkalmazotttól függ. Ezért különleges követelményeket támasztanak a személyzet tisztjeivel szemben, amelyek tükröződnek egy olyan dokumentumban, mint a beosztás profilja. A minta a következő lehet:

• munkakészség az emberekkel (a személyzetvezetőnek kommunikációval és viták rendezésével kell rendelkeznie);
• gyors bevonás (a HR szakembernek nem szabad közömbösnek lennie, érdeklődnie kell bizonyos kérdések megoldásában);
• kezdeményezés a személyzet szerkezetének és minőségének javításával kapcsolatos kérdésekben;
• nyitott kommunikáció (ez a minőség a pozíció sajátosságai miatt szükséges);
• lelkesedés a jelenlegi kérdések megoldásában;
• pozitív hangulat, amelyet a csapat többi tagja továbbít;
• beszélgetési képesség (a potenciális és valódi alkalmazottakkal folytatott beszélgetésben a vezető szerepet játszik);
• vezetői képességek;
• nyilvános beszédkészség (jelentések és beszámolók bemutatása a felső vezetés számára, valamint szemináriumok lebonyolítása alárendeltjeinek);
• nem szabványos gondolkodás a kreatív döntések meghozatalához vészhelyzetekben;
• szónoki készségek, az állítások meggyőző képességei;
• a gondolkodás sebessége és a cselekedetek gyorsasága;
• képesség alkalmazkodni a változó feltételekhez (valamint az újonnan felvett alkalmazottak támogatása);
• a félelem hiánya a kockázattól (ezt a tulajdonságot közepesen hangsúlyosan kell kifejezni);
• a döntéshozatal függetlensége;
• kísérleti képesség és új megközelítések megtalálása a menedzsment területén;
• humorérzék, amely segít megszüntetni a stresszes és stresszes helyzeteket.

A személyzet kiválasztásáért felelős vezető pozíciójának profilját különös gondossággal kell elkészíteni, mivel ez a beosztás minden vállalkozás kulcsfontosságú. Az erre a posztra jelentkező személynek teljes mértékben meg kell felelnie a követelményeknek, mert a vállára tartozik a személyzet kialakításáért vállalt felelősség.

Értékesítési menedzser követelményei

Gyakran találkozhat ilyen üresedéssel értékesítési vezetőként. Annak ellenére, hogy sok fiatal hasonló munkával kezdte pályafutását, már ebben a szakaszban meglehetősen komoly követelményeket támasztanak a jelentkezőkkel. Az értékesítési vezető pozíciójának tipikus profilja a következő:

• készség állandó kommunikációra sokféle emberrel (beszállítók, vásárlók, ügyfelek és így tovább);
• képesség az ügyfelekkel folytatott tárgyalásokat követően gyorsan döntéseket hozni;
• képesség az optimista hangulat fenntartására a beszélgetésben, valamint a bizalom légkörének megteremtésére;
• gondolkodás kreativitása (fontos a termék bemutatásánál);
• az idő racionális szervezésének képessége (mivel a munka számos napi találkozót és tárgyalást foglal magában);
• diplomáciai hangjelzés a vállalkozókkal és az ügyfelekkel folytatott kommunikációban;
• érzelmi egyensúly, az a képesség, hogy nyugodt maradjon stresszes helyzetekben, valamint gyorsan megtalálja a kiutat a konfliktusokból;
• képesség közös nyelv megtalálására különféle típusú személyiségekkel;
• hűség az eladott termékhez.

Érdemes megjegyezni, hogy a helyzet nagyon hozzávetőleges profilját adják meg. Egy példa kibővíthető vagy lerövidíthető, egy adott szervezet igényei szerint.

A munkakör alapvető megközelítései

A munkakör profiljának kidolgozása két fő megközelítés szerint hajtható végre:

• A helyzeti megközelítés azt jelenti, hogy a dokumentumot szükség esetén állítják össze, amikor sürgõsen ki kell zárni egy üres álláshelyet. Mivel az idő nagyon korlátozott, a dokumentumot megközelítőleg készítik el, és csak a legalapvetőbb követelményeket írják elő a potenciális munkavállalókra. A jövőben ez a munkadarab szolgálhat teljes profil kialakításához.
• A módszertani megközelítés alapos munkát igényel, amelynek eredményeként a pozíció egyértelmű jellemzői, a szükséges kompetenciák, a személyes tulajdonságok és a felelősségvállalás funkcionális területei kerülnek kidolgozásra. Tartalmaz minden átfogó információt, és ezért munkadokumentumnak tekinthető a személyzet keresése és kiválasztása során. Mivel a szervezet bármilyen reformon megy keresztül, a profilon is változások történnek.

megállapítások

Érdemes megjegyezni, hogy a személyzet sikeres kiválasztása szempontjából fontos, hogy a munkakör profilját a vállalkozásban készítsék el. Meglehetősen nehéz példát adni az egységes dokumentumra, mivel ezt a kérdést nem szabályozza törvény, hanem a vállalati vezetők belátása szerint dönt.

A profil az egyik fő eszköz, amelyet egy adott üres álláshelyre jelentkezők kiválasztásánál használnak. Ezen túlmenően, e dokumentumnak megfelelően, a személyzet időszakos tanúsítása vagy a próbaidőszak eredményei alapján történő hitelesítés elvégezhető. A tanulmány eredményétől függően meg lehet határozni a képesítési szint javításának irányait.

A profil összeállításakor a két megközelítés egyikét lehet használni. Olyan helyzet alakul ki, amikor sürgősen ki kell zárni egy üresedést. Ebben az esetben a munkaköri leírás megközelítőleg elkészíthető, feltüntetve a fő jellemzőket. Ha a módszertani megközelítésről beszélünk, akkor alapos, részletes dokumentum kerül kidolgozásra, amelyet folyamatosan használunk a személyzet kiválasztása során.

A munkaprofil kialakításának tipikus folyamata több egymást követő szakasz átlépése. Először is megvizsgáljuk a szakma jellegzetességeit, valamint a rá vonatkozó követelményeket, amelyeket normatív jogi aktusok terjesztenek elő. Szükséges továbbá olyan kompetens szakemberek csoportjának felállítása, akik részt vesznek a dokumentumok előkészítésében. A profil összeállításakor figyelembe veszik a vállalkozás szervezeti felépítését, ezért azt is alaposan meg kell vizsgálni. A dokumentum fő része a potenciális alkalmazott munkaköri felelősségének, valamint a kompetenciákra vonatkozó követelményeknek a leírását tartalmazza. Figyelembe kell venni a személyes tulajdonságokat is (szocialitás, stressz-ellenállás és így tovább).